1.0 PENGENALAN
Bakal setiausaha alaf 21 harus mahir dalam
menyampaikan maklumat dengan berkesan kepada individu-individu yang berkaitan
iaitu pelanggan, pesaing, majikan, rakan sekerja dan sebagainya. Bentuk
komunikasi yang pelbagai berfungsi bagi penutur dan pendengar untuk memahami
dan memberi tindak balas kepada bahasa gerak-geri masing-masing. Mereka juga
perlu mahir menjawab secara spontan. Mencapai kecemerlangan dalam komunikasi
Interpersonal dan Intrapersonal ialah satu proses yang kompleks dan berasaskan
beberapa kemahiran asas. Komunikasi yang efektif adalah penting bagi setiap
setiausaha dalam pekerjaan. Kemahiran komunikasi yang akan dibincangkan ialah
kemahiran Interpersonal dan Intrapersonal yang penting kepada bakal Setiausaha
alaf 21.
Kemahiran teknologi maklumat dan inovasi
turut melahirkan pelajar kreatif dan inovatif yang dapat mengembangkan pemikiran
mereka dan amat berguna apabila berada di dunia pekerjaan. Dengan adanya aspek
ini, sesi pengajaran dan pembelajaran akan menjadi lebih menarik dan berkesan
kerana berjaya menarik tumpuan pelajar. Di samping itu, kemahiran interpersonal
dan intrapersonal juga termasuk dalam kemahiran abad ke 21. Kemahiran
interpersonal merujuk kepada kebolehan seseorang itu untuk berkomunikasi dengan
orang lain yang melibatkan penyelesaian masalah. Manakala kemahiran
intrapersonal pula ialah komunikasi yang berlaku di dalam diri seseorang.
Komunikasi ini dibentuk dalam diri seseorang dalam proses untuk menyampaikan
maklumat. Menurut Capstone (2001) maklumat yang dibentuk dalam diri seseorang
melalui komunikasi intrapersonal terbahagi kepada dua iaitu maklumat yang
disampaikan secara lisan dan maklumat yang disampaikan secara tidak lisan.
Contoh komunikasi secara tidak lisan ialah keadaan muka, nada suara dan
sentuhan tangan. Kedua-dua kemahiran ini penting dalam proses pengajaran dan
pembelajaran yang berkesan dalam menuju pendidikan abad ke 21. Walaupun
terdapat perbezaan karakter bagi kedua-dua kemahiran ini. Namun, kemahiran yang
mereka gunakan berkesan untuk diri mereka dalam proses pembelajaran.
2.0 KEMAHIRAN INTERPERSONAL
Interpersonal merujuk kepada sesuatu yang berlaku antara dua atau lebih orang. Ia boleh menggambarkan tindakan, komunikasi atau bahkan jenis hubungan tertentu. Oleh itu, ini adalah sesuatu yang berlaku atau berlaku di antara orang. Lebih-lebih lagi, terdapat dua pihak yang terlibat dalam jenis keadaan ini. Secara umum, terdapat empat elemen utama yang terlibat dalam komunikasi interpersonal: penghantar, mesej, sederhana, dan penerima.
Di samping itu, terdapat maklum balas yang sihat yang boleh mempengaruhi penambahbaikan komunikasi, tindakan atau hubungan antara kedua-dua pihak. Komunikasi ini boleh berlaku sama ada secara lisan atau tanpa lisan. seseorang yang baik dalam komunikasi dan kemahiran interpersonal dapat meningkatkan taraf sosial dan profesional mereka dalam kehidupan. Mereka baik dalam melibatkan diri dan mengekalkan perhubungan interpersonal yang sihat dengan orang lain. Kemahiran komunikasi interpersonal yang baik adalah aspek penting dari pemimpin yang baik juga.
3.0 KEMAHIRAN INTRAPERSONAL
Kemahiran Intrapersonal adalah keupayaan kognitif seseorang untuk memahami dan mengenali diri sendiri. Kemahiran ini mempunyai tanggapan tentang kekuatan dan kelemahan diri sendiri. Seterusnya, keadaan ini menjadikan mereka mempunyai keyakinan diri yang tinggi terhadap kebolehan diri sendiri. Mereka boleh menentukan hala tuju kehidupan dan mempunyai prinsip serta azam yang kuat dan boleh berdikari.
Terdapat tiga konsep utama, iaitu konsep diri, persepsi dan jangkaan individu, secara langsung mempengaruhi komunikasi seseorang secara intrapersonal. Selain itu, seseorang yang baik dalam komunikasi dan tindakan intrapersonal seperti perkembangan kemahiran intrapersonal akhirnya akan membangunkan konsep diri yang baik tentang dirinya sendiri. Mereka juga akan mengembangkan idea yang baik tentang personaliti dan identiti mereka sendiri.
4.0 KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN OLEH GRADUAN MASA HADAPAN
Kepentingan
kemahiran untuk graduan masa depan, bukan sahaja dalam melahirkan bakal graduan yang mampu
berdepan dalam pelbagai perkara, antaranya persaingan mencari pekerjaan dan
sebagainya, tetapi juga dalam konteks yang lebih besar, iaitu melahirkan modal
insan yang diperlukan negara. Secara amnya, bakal graduan perlu menitik
beratkan beberapa kemahiran yang perlu dikuasai ketika berada di kampus, agar
dapat berdepan dengan cabaran dalam mencari pekerjaan, seterusnya mampu
melahirkan modal insan kepada negara. Terdapat beberapa kemahiran yang akan
dinilai oleh majikan-majikan yang ingin mengambil para bakal graduan menjadi
pekerja.
a) Kemahiran Berkomunikasi
Kemahiran ini merupakan kemahiran paling asas yang perlu diutamakan kerana majikan akan meneliti dan menguji graduan sama ada kemahiran berkomunikasi mereka adalah benar-benar pada tahap yang diingini. Selain itu, komunikasi ialah sesuatu proses pemindahan maklumat, perasaan idea dan pemikiran daripada seseorang individu kepada individu yang lain. Memastikan maklumat yang ingin disampaikan dapat diterima sepenuhnya dan pendekatan yang betul memberi impak lebih besar dalam komunikasi berkesan. Ini kerana graduan yang bakal dilahirkan adalah untuk memenuhi keperluan kerja pada peringkat eksekutif yang lebih mementingkan aspek praktikal.
b) Kemahiran Berpasukan
Kemahiran kerja berpasukan adalah berbeza
daripada kerja individu. Kerja berpasukan menuntut seseorang itu bekerja dengan
lebih ramai orang tetapi dalam satu kumpulan. Selain itu, bekerja di dalam satu
pasukan juga menuntut agar seseorang itu mampu serta dapat membina hubungan
yang positif dengan rakan sekerja, sekaligus dapat membantu mencapai matlamat
kerja dan malah mampu meningkatkan kualiti kerja. Pendedahan yang diberikan ketika
menjalankan sesi praktikal perlu dimanfaatkan sebaiknya oleh para bakal
graduan, kerana ketika sesi praktikal inilah mereka akan didedahkan dengan
pengalaman kerja berkumpulan serta membina hubungan dengan orang lain, iaitu
rakan sekerja.
Kemahiran Penyelesaian Masalah juga penting
kepada bakal graduan dalam mencari kerja. Kemahiran ini adalah di antara
kriteria yang paling penting dan utama kepada majikan dalam mencari pekerja. Dalam
apa jua bidang yang diceburi, semuanya tidak akan pernah terlepas daripada
menyelesaikan sesuatu masalah yang timbul di dalam kerja. Oleh itu, kemahiran
penyelesaian masalah ini perlu dikuasai kerana ini merupakan satu kelebihan
kerana dapat menyelesaikan sesuatu permaslahan dari pelbagai aspek. Kemahiran
ini juga adalah di antara kriteria-kriteria penting yang perlu ada pada bakal
graduan di dalam proses mencari kerja kelak.
d) Kemahiran Kepimpinan
Kemahiran Kepimpinan juga perlu dikuasai oleh
bakal graduan, sebagai salah satu daripada antara beberapa kemahiran-kemahiran
yang penting untuk dikuasai. Mereka perlu menunjukkan potensi sebagai seorang
pemimpin, yang mampu menggalas tanggungjawab yang diberikan, seterusnya
melaksanakan tugas tersebut kerana ciri-ciri kepimpinan juga akan dinilai oleh
majikan. Apa yang paling penting
di dalam sikap kepimpinan ini ialah, bakal graduan perlu tahu tentang tugasan
yang diterima seterusnya melaksanakan tugasan yang diberi dengan baik serta
menunjukkan kepimpinan dengan memberikan contoh-contoh yang baik kepada orang
lain atau rakan setugas yang lain.
5.0 KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN OLEH SETIAUSAHA
Setiausaha adalah seorang yang kerjanya
terdiri daripada pengurusan yang menyokong, termasuk eksekutif, menggunakan
pelbagai kemahiran pengurusan projek, komunikasi, atau organisasi. Setiausaha
juga adalah seorang yang penting selepas pengurus di sesebuah organisasi. Selain
itu, untuk memudahkan sesebuah organisasi seorang setiausaha mestilah mempunyai
kemahiran iaitu menyambut tetamu, meyimpan dan menyusun fail, mengendalikan memo
dan menguruskan dokumen.
a) Kemahiran Pengurusan
Kemahiran pengurusan boleh didefinisikan
sebagai sifat atau kebolehan tertentu yang harus dimiliki oleh eksekutif untuk
memenuhi tugas-tugas tertentu dalam organisasi. Ini termasuk kemampuan untuk
melaksanakan tugas eksekutif dalam organisasi Struktur Korporat Struktur
korporat merujuk kepada organisasi jabatan atau unit perniagaan yang berlainan
dalam sebuah syarikat. Kemahiran pengurusan yang baik sangat penting bagi
mana-mana organisasi untuk berjaya dan mencapai matlamat dan objektifnya.
Bahasa
tubuh ialah sejenis komunikasi bukan verbal di mana tingkah laku fizikal,
bertentangan dengan kata-kata, digunakan untuk menyatakan atau menyampaikan
maklumat. Tingkah laku tersebut termasuk ekspresi muka, postur badan, gerak
isyarat, pergerakan mata, sentuhan dan penggunaan ruang. Bahasa tubuh wujud
dalam kedua-dua haiwan dan manusia, tetapi rencana ini memberi tumpuan kepada
tafsiran bahasa tubuh manusia.
6.0 CADANGAN BAGI MEMBEKALKAN PARA GRADUAN DALAM BIDANG SETIAUSAHA DENGAN KEMAHIRAN
Cadangan yang pertama ialah kepada bakal graduan itu sendiri, iaitu dengan memastikan agar mereka perlu lebih aktif dan rajin dalam menyertai pelbagai aktiviti atau program yang dapat membantu mereka dalam menguasai kemahiran berkomunikasi. Selain itu, untuk memastikan para graduan bersedia dari segi mental dan fizikal untuk bersaing dengan individu lain di dalam sesebuah organisasi. Secara amnya, penguasaan kemahiran berkomunikasi merupakan kriteria utama yang akan dinilai dan diperlukan oleh majikan terhadap graduan yang mencari pekerjaan. Malahan, dengan keyakinan yang tinggi apabila dapat menguasai kemahiran berkomunikasi, terutamanya dari aspek lisan, maka mereka akan dapat menyalurkan pelbagai idea yang kritis dan kreatif disebabkan kemampuan mereka berkomunikasi dengan baik. Oleh itu, para bakal graduan perlu berusaha dengan mengambil peluang yang sedia ada.
Dari aspek individual pula, penglibatan ini akan membantu
bakal graduan memupuk semangat dalam kerja berpasukan. Malah, ianya merupakan
pendedahan kepada bakal graduan sebelum memasuki alam kerjaya yang sebenar
dalam perkongsian idea dan mengemukakan idea yang kritis untuk sesuatu maklumat
sekiranya ingin menyelesaikan masalah. Dari itu, bakal graduan juga dapat menggunakan
kesempatan tersebut untuk membiasakan diri dengan perkongsian idea dengan
komuniti yang terlibat di dalam persatuan tersebut. Selain itu, bakal graduan
juga dapat memupuk diri dengan sifat kepimpinan dalam diri mereka dengan
menjadi pemimpin kepada rakan yang lain. Ini kerana, kemahiran-kemahiran
tersebut, seperti kemahiran kerja berpasukan dan kemahiran kepimpinan merupakan
aspek dan kriteria yang dicari oleh majikan.
7.0 PENUTUP
Kesimpulannya
bahawa kemahiran interpersonal dan intrapersonal amat penting untuk bakal
Setiausaha Alaf 21. Kemahiran ini perlu dikuasai agar setiausaha boleh menjadi
penyampai mesej dan pendengar mesej yang baik. Selain itu, terdapat banyak
cabaran yang perlu ditempuh oleh graduan masa depan kerana ramai individu yang
mempunyai tahap kemahiran yang tinggi, mahir dalam berbahasa dan berkomunikasi
dan lain – lain.
Dengan itu, para graduan perlulah meningkatkan kemahiran – kemahiran yang diperlukan dalam bidang industri untuk membolehkan diri bersaing dengan bakal graduan – graduan masa depan serta mendapat pekerjaan dengan mudah dan lancar tanpa sebarang masalah. Dengan kemahiran yang dikuasai ini akan membantu seseorang setiausaha dalam menentukan kejayaan dan kesempurnaan tindakan atau perkara yang hendak dilakukan.
Akhir
Sekali, para graduan perlulah bijak dalam merancang masa hadapan agar impian
dapat direalisasikan dan menjadi individu yang bekerjaya. Tambahan itu, pihak –
pihak yang bertanggungjawab perlulah memastikan para graduan telah bersiap
sedia untuk masuk ke dalam dunia pekerjaan dengan kemahiran – kemahiran yang
telah diterapkan dan berusaha untuk memperbaiki sistem atau inisiatif yang
sedia ada. Ianya umpama suatu pendedahan kepada bakal graduan dalam salah
seorang daripada pekerja yang bakal menguruskan sesuatu organisasi.
8.0 RUJUKAN
·
Maksud Interpersonal & Intrapersonal
Shahizan Bin Hasan, 2006 Kuala Lumpur
https://www.scribd.com/presentation/453798469/maksud-interpersonal-dan-intrapersonal
·
Apa yang dilakukan setiausaha
Siti Zulaikha , 2010 Selangor
https://worldscholarshipforum.com/ms/apa-yang-dilakukan-setiausaha/
·
Kemahiran Graduan
Daud Bin Ahmad, Ikmal Bin Ismail, 2007 Kuala Lumpur
https://ranjanikriss.blogspot.com/2020/03/kepentingan-kemahiran-untuk-graduanmasa_27.html
